Triển khai ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư một khoản chi phí đáng kể - từ việc tích hợp, tùy chỉnh, đến triển khai. Quá trình này có thể kéo dài hàng tháng hoặc thậm chí cả năm trước khi dự án hoàn thiện. Để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ, các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực ERP đưa ra 6 lời khuyên dành cho doanh nghiệp, giúp họ tích hợp hệ thống và điều hành dự án một cách hiệu quả.
Đưa ra giải pháp ERP phù hợp nhất với doanh nghiệp
Triển khai dự án ERP là một quá trình đòi hỏi sự đầu từ đáng kể về tài chính và nguồn lực từ phía doanh nghiệp. Để đảm bảo rằng khoản đầu tư này mang lại lợi ích tối đa, doanh nghiệp nên xác định rõ ràng nhu cầu chiến lược và các tính năng cần thiết cho sự phát triển bền vững của mình. Một bản danh sách chi tiết về các hoạt động và yêu cầu sẽ giúp việc triển khai diễn ra mượt mà và hiệu quả.
Bên cạnh đó, một bước quan trọng khác là kiểm tra và đánh giá cơ sở hạ tầng công nghệ hiện tại của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo rằng việc tích hợp giải pháp ERP sẽ diễn ra một cách trơn tru, không gây gián đoạn đến hệ thống hoạt động của công ty.
Thực hiện phân tích rủi ro và quản lý thay đổi
Trong quá trình triển khai giải pháp ERP, việc nhận biết và đối diện với rủi ro là điều không thể tránh khỏi. Dự án ERP, nhu bất kỳ dự án công nghệ cao, luôn gặp phải những thách thức và biến cố bất ngờ. Để tiếp cận một cách chủ động, doanh nghiệp nên tiến hành một quá trình phân tích rủi ro chi tiết, giúp xác định, đánh giá và thiết lập ưu tiên cho các rủi ro tiềm năng.
Tuy nhiên, phát hiện rủi ro chỉ là bước đầu. Quản lý thay đổi chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp vượt qua những thách thức này. Điều này đòi hỏi việc tạo ra một chiến lược rõ ràng, bao gồm việc đào tạo người dùng, truyền đạt thông tin và thu tập phản hồi, nhằm đảm bảo rằng mọi thay đổi được thực hiện mượt mà và hiệu quả. Bằng cách này, giúp doanh nghiệp giảm thiểu tác động tiêu cực và tận dụng tối đa lợi ích mà giải pháp ERP mang lại.
Xem xét trên tổng chi phí vốn của doanh nghiệp
Khi đặt ra quyết định triển khai ERP, doanh nghiệp nên chiến lược một cách tỉ mỉ trong việc đầu tư và phân bổ ngân sách cho dự án. Điều này yêu cầu việc thiết lập một kế hoạch chi tiết, không chỉ có việc đầu tư vào giải pháp, mà còn cho các công nghệ liên quan, hệ thống tổng thể, đội ngũ CNTT và nguồn nhân lực. Mục tiêu chính là đảm bảo hiệu suất tối ưu hóa lợi ích từ tổng vốn đầu tư của công ty.
Quan tâm đến nhà cung cấp mà doanh nghiệp hợp tác
Chọn lựa một đối tác cung cấp giải pháp ERP là chìa khóa quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công dự án. Bạn cần chắc chắn rằng đối tác của mình không chỉ cung cấp giải pháp đúng đắn, mà còn có bề dày kinh nghiệm và thành tích triển khai tại nhiều doanh nghiệp khác. Liệu họ có đủ năng lực và sự sáng tạo để đáp ứng nhu cầu đặc thù của bạn? Trước khi quyết định hợp tác, đặt mình vào vị trí một nhà phê bình để đánh giá khả năng của nhà cung cấp.
Hơn nữa, không chỉ cần một đối tác giỏi, mà sự đồng lòng và cam kết giữa cả hai bên cũng là yếu tố then chốt để dự án ERP đạt được kết quả mong muốn.
Thiết lập đội giám sát dự án
Để đảm bảo sự tiến triển suôn sẻ của dự án, doanh nghiệp cần xây dựng một ban quản lý dự án chất lượng, hợp tác chặt chẽ giữa nhà cung cấp và đội ngũ nội bộ. Ban quản lý này nên hội tụ các chuyên gia từ các lĩnh vực quan trọng: quản lý dự án, công nghệ thông tin và quản lý vận hành, giúp dự án phát triển một cách hiệu quả và toàn diện.
Đừng tiết kiệm chi phí đào tạo
Trong quá trình triển khai dự án ERP, yếu tố nhân sự đóng vai trò quyết định. Để đảm bảo sự hiệu quả, doanh nghiệp cần chú trọng vào việc đào tạo sẽ giúp nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình, tránh việc sử dụng sai lệch công cụ, dẫn đến việc lạc hướng và tăng chi phí. Bên cạnh đó, cần lập kế hoạch đào tạo chi tiết cho từng vị trí trong công ty, đặt ra mục tiêu rõ ràng và mong muốn kết quả đạt được. Mặc dù việc đào tạo có thể yêu cầu một khoản đầu tư ban đầu, nhưng nó chính là yếu tố quan trọng giúp dự án ERP triển khai một cách hiệu quả và thuận lợi.