ERP hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, đang trở thành công cụ quản trị được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, qua các lĩnh vực và quy mô khác nhau, lựa chọn áp dụng. Nhưng lợi ích mà ERP mang lại không phải lúc nào cũng được thấy rõ ràng – trong khi một số doanh nghiệp chuyển mình mạnh mẽ nhờ ERP, một số khác lại còn do dự. Vậy, ERP hoạt động như thế nào để cải thiện và tối ưu hóa quy trình kinh doanh? Làm sao để biết đến lúc doanh nghiệp cần đầu tư vào một hệ thống ERP.
Hệ thống ERP là gì?
ERP là cụm từ viết tắt Enterprise Resource Planning- Phần mềm Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, là hệ thống được xây dựng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lưu trữ, quản lý, và vận hành dữ liệu trong các hoạt động kinh doanh hàng ngày.
Hệ thống ERP đem lại khả năng quản lý đa diện, từ nhiều chức năng đến các bộ phận khác nhau trong tổ chức, cho phép theo dõi dữ liệu từ lương nhân viên, nguyên vật liệu, mục tiêu kinh doanh, đến quản lý đơn hàng và quy trình sản xuất. Với ERP, doanh nghiệp có thể tận dụng dữ liệu một cách hiệu quả, lập kế hoạch tài chính, quản lý sản phẩm và thúc đẩy sự cải tiến và đổi mới trong hoạt động kinh doanh.
Khi nào doanh nghiệp cần ứng dụng ERP?
Bản chất linh động và tinh tế của phần mềm ERP mang lại khả năng cho các doanh nghiệp tùy chỉnh và triển khai giải pháp theo đúng đặc điểm và yêu cầu kinh doanh riêng biệt của họ. Dưới đây, chúng ta sẽ khám phá những thời điểm chiến lược mà doanh nghiệp nên cân nhắc áp dụng hoặc cải tiến hệ thống ERP:
• Yêu cầu tính minh bạch: Khi doanh nghiệp muốn tăng cường tính minh bạch trong các giao dịch và quy trình, blockchain có thể giúp ghi lại mọi giao dịch một cách không thể thay đổi.
• Yêu cầu về bảo mật: Blockchain sử dụng mã hóa để đảm bảo thông tin, giúp tăng cường bảo mật cho các giao dịch và dữ liệu.
• Giao dịch tài chính: Đối với doanh nghiệp cần thực hiện nhiều giao dịch tài chính quốc tế, ERP giúp theo dõi và xác minh nguồn gốc sản phẩm, tăng cường tính minh bạch và giảm rủi ro gian lận.
• Hợp đồng thông minh (Smart Contract): Nếu doanh nghiệp muốn tự động hóa một số giao dịch dựa trên các điều kiện được xác định trước, ERP cho phép tích hợp hợp đồng thông minh.
• Yêu cầu về tính liên tục và không gián đoạn: Blockchain giúp tạo ra một hệ thống mà dữ liệu được lưu trữ một cách phân tán, giúp giảm rủi ro về mất mát hoặc gián đoạn dịch vụ.
• Hệ thống thông tin phân tán: Nếu một doanh nghiệp đang sử dụng nhiều hệ thống riêng biệt để quản lý các chức năng khác nhau (như kế toán, quản lý hàng tồn kho, quản lý nhân sự…), ERP có thể giúp tích hợp tất cả chúng lại với nhau.
• Khách hàng không hài lòng: Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng, ví dụ như việc giao hàng chậm hoặc không cung cấp thông tin đơn hàng một cách chính xác, ERP có thể giúp cải thiện tình hình.
• Khó khăn trong việc mở rộng quy mô: ERP cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng hoạt động, quản lý nhiều địa điểm hoặc thị trường mới mà không gặp nhiều khó khăn.
• Mua sắm và chuỗi cung ứng hiệu quả hơn: ERP giúp quản lý mua sắm và kiểm soát hàng tồn kho, đồng thời tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
Các loại hình doanh nghiệp được hưởng lợi nhiều nhất từ việc ứng dụng ERP
Hệ thống ERP ra đời như một giải pháp chuyên sâu, hướng tới việc tối ưu hóa quản lý và vận hành trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mặc dù việc áp dụng ERP mang lại nhiều giá trị cho hầu hết mọi ngành, nhưng rõ ràng, một số ngành cụ thể hiện đang tận dụng và phát hiện ra lợi ích to lớn từ việc thực thi hệ thống này, đặc biệt là:
Sản xuất: Những doanh nghiệp này thường cần quản lý hàng tồn kho ở nhiều địa điểm, theo dõi xu hướng mua sắm và tối ưu hóa chuỗi cung ứng. ERP giúp họ thực hiện tất cả những điều này.
Dịch vụ: Cho dù là tư vấn, IT hay ngành y, doanh nghiệp dịch vụ đều cần một hệ thống quản lý tài chính, nhân viên và dự án mạnh mẽ. ERP mang lại giải pháp quản lý toàn diện cho họ.
Tài chính: Các tổ chức trong lĩnh vực tài chính, như ngân hàng hoặc bảo hiểm, có thể sử dụng ERP để quản lý tài sản, rủi ro và tuân thủ quy định.
Bất động sản: Các doanh nghiệp trong lĩnh vực này thường quản lý nhiều dự án và tài sản. ERP giúp theo dõi chi phí, thu và các yếu tố khác liên quan đến việc quản lý và phát triển bất động sản.
Phân phối: Trong ngành phân phối, việc theo dõi sản phẩm, điều phối vận chuyển và quản lý kho là ưu tiên hàng đầu. Với ERP, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tiếp cận với cách làm hiệu quả và chính xác hơn.
Công nghiệp đặc biệt: Như dầu khí, dược phẩm, năng lượng tái tạo… đều có những yêu cầu quản lý độc đáo. ERP chinh phục thách thức bằng cách cung cấp giải pháp tùy chỉnh cho mỗi nhu cầu đặc thù.