Khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn mở rộng và phát triển, chủ doanh nghiệp thường phát hiện ra rằng các quy trình và hệ thống hiện hành không còn đáp ứng đủ nhu cầu. Thậm chí, trước khi họ nhận diện rõ vấn đề, các biểu hiện của sự bất cập bắt đầu xuất hiện: việc quản lý đơn hàng trở nên phức tạp, các tài liệu kế toán và báo cáo có sự thiếu sót, mức độ hài lòng từ khách hàng giảm sút, việc dự báo doanh số trở nên chủ quan và việc theo dõi hàng tồn kho trở nên vô cùng thách thức.
Nếu bạn phát hiện ra những biểu hiện này trong doanh nghiệp của mình, có lẽ đã đến lúc bạn nên cân nhắc việc triển khai một hệ thống ERP. Sau đây là những dấu hiệu cụ thể đầu tiên giúp bạn nhận ra mình cần tới một hệ thống ERP.
Quy trình làm việc không hiệu quả
Sự đồng bộ trong quản lý và vận hành là yếu tố quan trọng đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Một trong những khó khăn lớn mà nhiều doanh nghiệp đang gặp phải là sự thiếu phối hợp giữa các phòng ban. Mỗi phòng ban hoạt động dưới góc độ riêng của mình, dẫn đến sự trùng lặp công việc và nguy cơ lãng phí tài nguyên. Không chỉ dừng lại ở việc lãng phí nguồn lực, tình trạng này còn ảnh hưởng đến sự nhanh nhẹn và linh hoạt trong việc đáp ứng yêu cầu thay đổi từ thị trường. Việc các phòng ban không chia sẻ thông tin và hợp nhất quy trình làm việc cũng cản trở khả năng đổi mới và sáng tạo, khiến doanh nghiệp mất đi cơ hội phát triển và nắm bắt thị trường.
Dữ liệu khó truy cập
Khi doanh nghiệp mở rộng và phát triển, dữ liệu và thông tin tăng lên một cách đáng kể. Ví dụ, trong khi bộ phận kinh doanh quản lý một lượng lớn thông tin khách hàng, bộ phận kế toán lại giữ các dữ liệu chi tiết về tài chính công ty. Tuy nhiên, khi cần truy xuất hoặc tạo báo cáo đột xuất về một vấn đề cụ thể, việc tổng hợp dữ liệu trở nên phức tạp và tốn thời gian.
Nếu nói về tính tự động hóa, di động và tích hợp dữ liệu, giúp vượt trội so với các hệ thống thông thường hay bảng tính cần chỉnh sửa thủ công.
Một hệ thống ERP cung cấp khả năng truy cập nhanh chóng và dễ dàng vào thông tin quan trọng cho toàn bộ nhân viên, giúp họ cập nhật và phản hồi kịp thời theo yêu cầu của công việc. Nhờ vậy, không chỉ người quản lý có thể giám sát hoạt động kinh doanh mọi lúc, mọi nơi, mà nhân viên cũng có thể truy cập dữ liệu cần thiết, nâng cao năng suất và hiệu quả công việc.
Quá nhiều phần mềm cho các quy trình khác nhau
Khi điều hành một doanh nghiệp, việc quản lý và xử lý thông tin là yếu tố then chốt. Liệu các bộ phận trong công ty bạn có đang làm việc trên những hệ thống tách biệt? Chẳng hạn, bộ phận kế toán dùng một hệ thống cho công việc kế toán, trong khi bộ phận bán hàng lại sử dụng một hệ thống riêng cho việc ghi nhận đơn hàng. Đồng thời, kho hàng có thể lại dựa vào một giải pháp hoàn toàn khác. Nếu đa số câu trả lời là “có”, thì sự khó khăn trong tương tác giữa các bộ phận là điều không thể tránh khỏi.
Sự không đồng nhất giữa các hệ thống có thể làm rối loạn toàn bộ hoạt động kinh doanh. Một hệ thống không được cập nhật chính xác về doanh số có thể ảnh hưởng đến việc quản lý tồn kho, và tiếp theo đó, kế toán cũng sẽ khó khăn trong việc đưa ra báo cáo chính xác, ảnh hưởng đến quyết định về ngân sách Marketing và tiền lương.
Đây chính là lúc cần đến giải pháp ERP - một hệ thống có khả năng kết nối và tích hợp mọi hệ thống phụ trợ lại với nhau, đảm bảo toàn bộ hoạt động kinh doanh dựa trên một nguồn dữ liệu đồng nhất và chính xác.
Bộ phận kế toán gặp nhiều khó khăn
Bộ phận kế toán luôn đặc biệt nhạy bén trước mọi biến động trong doanh nghiệp. Khi thấy nhân viên kế toán phải dành hàng giờ mỗi tuần cho việc nhập liệu từ hóa đơn giấy, đơn hàng và tổng hợp thông tin tài chính qua nhiều bảng tính khác nhau, là lúc bạn cần suy nghĩ về một giải pháp hiệu quả hơn.
ERP mang đến khả năng tiết kiệm thời gian đáng kể bằng cách tự động hóa nhiều quy trình. Độ chính xác và khả năng phân tích sâu rộng các chỉ số kinh doanh là điểm mạnh thứ hai của ERP.
Khi tất cả thông tin tài chính được tập trung trong một hệ thống thống nhất, nhân viên kế toán sẽ không còn mất thời gian với bộ nhiệm vụ lặp đi lặp lại, làm việc hiệu quả hơn và đưa ra các báo cáo chính xác mà không gặp bất cứ trở ngại nào. Sự tối ưu này không chỉ cải thiện năng suất mà còn tăng cường hiệu quả vận hành toàn bộ công ty.
Quản trị kém và áp lực IT
Việc quản lý IT trở nên thách thức khi một doanh nghiệp vận hành với nhiều hệ thống riêng biệt. Nhu cầu liên tục cho việc điều chỉnh, tích hợp, và cập nhật các hệ thống này không chỉ làm tăng chi phí mà còn ngốn khá nhiều thời gian. Trong các phòng ban, việc mất mát chi tiết, bỏ sót những bước quan trọng, hoặc việc không quản lý nguồn lực hiệu quả dẫn đến tình trạng rối ren và không hiệu quả.
Một hệ thống ERP có thể giải quyết những vấn đề này, bằng cách tối ưu hóa các quy trình cho mỗi phòng ban, đồng thời cung cấp khả năng linh hoạt để thay đổi khi cần. Khi mọi hoạt động và quy trình được tích hợp dưới một hệ thống duy nhất, quản lý trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến năng suất của doanh nghiệp, nhưng nếu bạn nhận biết được sự không hiệu quả trong hệ thống IT, thì việc áp dụng ERP trở nên cấp bách. Doanh nghiệp cần một sự phát triển bền vững và một giải pháp chuyên nghiệp để cải thiện luồng thông tin trong toàn bộ hệ thống.
Tồn kho và dữ liệu khách hàng được lưu trữ độc lập
Có rất nhiều thách thức khi công việc kinh doanh mở rộng. Một trong số đó là:
- Đội bán hàng thường rất mất thời nhiều thời gian thu thập và dự báo thông tin.
- Chuỗi cung ứng chưa đủ linh hoạt và tự động hóa, dẫn đến việc phản hồi chậm trước yêu cầu.
- Việc quản lý kho trở nên quá tải và áp đặt.
Việc lưu trữ dữ liệu bán hàng, tồn kho, và thông tin khách hàng ở các hệ thống riêng lẻ có thể tạo ra những khó khăn không chỉ nội bộ mà còn ảnh hưởng tới trải nghiệm của khách hàng. Một giải pháp ERP hiệu quả có thể giải quyết những vấn đề này.
Nhân viên giờ đây có thể giải quyết mọi vấn đề liên quan đến đơn hàng mà không cần tạm ngừng để liên lạc với các bộ phận khác. Khách hàng dễ dàng theo dõi tài khoản và trạng thái đơn hàng qua website. Doanh số sẽ tăng trưởng nhờ việc thông tin luôn được cập nhật và dễ dàng truy cập từ mọi thiết bị di động, cho phép truy cập dữ liệu bất kỳ lúc nào, bất kỳ nơi đâu. Việc quản lý kho cũng sẽ được nâng cao, giúp chuỗi cung ứng linh hoạt hơn, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường.