Chi phí và cách hệ thống ERP hoạt động trong doanh nghiệp

1. Định nghĩa về hệ thống ERP

ERP là từ viết tắt của cụm từ “Enterprise Resource Management” – một quy trình tổng hợp giúp thu thập và tổ chức dữ liệu kinh doanh thông qua một hệ thống phần mềm tích hợp. Phần mềm ERP chứa các ứng dụng tự động hóa các hệ thống kinh doanh như sản xuất, bán hàng, kế toán, quản trị nhân lực,…

Nói cách khác, hệ thống ERP tạo điều kiện thuận lợi cho mọi hoạt động của công ty. Giải pháp ERP giúp tự động hóa và tích hợp các quy trình kinh doanh, nhờ đó doanh nghiệp có thể giảm thiểu số lượng nhân lực tham gia vận hành và chi phí nhân công phải chi trả.

2. Cách một hệ thống ERP trong hoạt động trong doanh nghiệp

Một trong những điểm hấp dẫn nhất của hệ thống ERP là sở hữu nhiều chức năng đi kèm, cụ thể gồm:

Tài chính/ Kế toán

Module kế toán trong hệ thống ERP không chỉ giúp tối ưu hóa và giảm thiểu thời gian làm việc cho đội ngũ kế toán, mà còn loại bỏ những quy trình nhập liệu thủ công và tiềm ẩn sai sót. Đặc biệt, với khả năng tự động hóa, module này còn có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ phức tạp khác, chẳng hạn như việc tự động gửi hóa đơn cho những khách hàng chưa hoàn thành nghĩa vụ thanh toán của mình.

Nguồn nhân sự

Module Nhân sự mang đến sự tiện ích đáng kể cho doanh nghiệp, giúp tự động hóa việc cập nhật thông tin ứng viên, quy trình tính thưởng và theo dõi thời gian nghỉ phép có lương (PTO – Paid time off). Đặc biệt, tích hợp chặt chẽ với module Kế toán, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định và chuyển khoản cho những nhân viên có số ngày PTO còn dư, mà không cần qua bước trung gian.

Trong bối cảnh doanh nghiệp hiện đại ngày nay, việc theo dõi KPI của từng nhóm nhân viên, quản lý tuyển dụng, chấm công thông qua công nghệ 4.0 (như dấu vân tay, nhận diện khuôn mặt, thẻ từ...) không chỉ là tiện ích mà còn trở nên thiết yếu. Chính vì vậy, các hệ thống ERP hàng đầu đã không ngừng đổi mới, bổ sung nhiều tính năng cao cấp cho module Nhân sự, phản ánh đúng nhu cầu và xu hướng của thời đại.

Sản xuất & Chế tạo hiện đại

Mỗi công ty chuyên về sản xuất hay phân phối đều nên sớm tích hợp hệ thống ERP, bởi với nó, những tiến trình sản xuất trở nên minh bạch và hiệu quả hơn. Cụ thể, ERP mang đến giải pháp tiên tiến trong việc tối ưu hóa các quy trình sản xuất, từ việc lên kế hoạch, quản lý công việc nhân viên, đến việc đánh giá và cải tiến hiệu suất của máy móc và thiết bị.

4. Quản trị quan hệ khách hàng

Ý nghĩa từ việc ứng dụng module CRM ( Quản lý quan hệ khách hàng) không chỉ giúp nâng cao và tối ưu mối quan hệ với khách hàng, mà còn đảm bảo họ luôn trải nghiệm những dịch vụ, sản phẩm tốt nhất từ doanh nghiệp của bạn. Nhờ phân tích chi tiết về lịch sử mua hàng và hành vi trực tuyến của khách hàng, CRM cho phép gửi những thông điệp quảng cáo mục tiêu, điều chỉnh theo những sản phẩm mà khách hàng quan tâm.

Thêm vào đó, việc tích hợp CRM và TMS (Hệ thống quản trị vận tải) mang lại cái nhìn toàn diện về tình hình giao hàng, phục vụ tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Khi CRM được kết nối với các giải pháp như E-Commerce hay Marketing Automation, chúng tạo nên một hệ thống đa năng, tạo điều kiện cho doanh nghiệp và người dùng tiếp cận thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả.

5. Theo dõi tồn kho

Hệ thống ERP nổi bật với khả năng tự động theo dõi tồn kho, giúp doanh nghiệp có cái nhìn chi tiết về giá trị và số lượng vật tư, hàng hóa đang lưu trữ. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý vật tư một cách linh hoạt, mà còn phòng tránh những thiệt hại khi hàng hóa lưu trữ.

Nhờ vào chức năng này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình phân phối, đồng thời kiểm tra và quản lý chặt chẽ các phiếu nhập và xuất, đảm bảo hiệu quả trong cả quá trình sản xuất và lưu thông hàng hóa.

6. Chi phí triển khai hệ thống ERP

Khi quyết định tích hợp hệ thống ERP vào hoạt động, chi phí chắc chắn là một yếu tố quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần xem xét. Mức giá của ERP có thể biến đổi dựa trên nhu cầu cụ thể, nhà cung cấp, và phạm vi ứng dụng.

ERP dựa trên mô hình dịch vụ đám mây (SaaS) thường có chi phí khởi điểm thấp hơn so với phiên bản cài đặt chuyên dụng. Không chỉ tiết kiệm về phần cứng, mô hình này cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cho chuyên gia IT. Thêm vào đó, nhà cung cấp thường chịu trách nhiệm bảo trì, và chi phí này sẽ được phân bổ theo từng năm và số lượng người dùng.

Trong khi đó, chi phí của ERP cũng tăng theo số lượng và độ phức tạp của các module được tích hợp. Các module cơ bản như Nhân sự, Tài chính, hoặc CRM có mức giá cơ sở, trong khi các module bổ sung có thể đi kèm chi phí riêng biệt. Phần mềm được cài đặt riêng lẻ đòi hỏi việc mua giấy phép sử dụng dài hạn, trong khi mô hình dịch vụ đám mây thường áp dụng mô hình thuê bao.

Tuy nhiên, quyết định áp dụng ERP không chỉ dừng lại ở chi phí ban đầu. Doanh nghiệp cần xem xét các chi phí phát sinh tiềm ẩn, từ bảo trì, nâng cấp, cho đến hỗ trợ. Các yếu tố này có thể thay đổi tùy theo nhà cung cấp.

Một lưu ý quan trọng: áp dụng ERP tại thời điểm doanh nghiệp đang ở quy mô vừa giúp việc triển khai trở nên mượt mà và thiết lập một quy trình làm việc hiệu quả từ sớm. ERP không chỉ là một lựa chọn công nghệ, mà còn là chiến lược kinh doanh, và mỗi nhà quản lý nên cân nhắc kỹ lưỡng cho tương lai của doanh nghiệp mình.

7. Những ngành nào có thể áp dụng hệ thống ERP 

Hệ thống phần mềm ERP có thể được sử dụng trong nhiều quy mô doanh nghiệp khác nhau, từ doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và lớn, cho đến mô hình tập đoàn. Đặc biệt, ERP thích hợp sử dụng với các công ty trong một số ngành nghề như:

• Ngành sản xuất, chế tạo

• Ngành bán lẻ

• Ngành sản xuất/ phân phối

• Dược phẩm

• Dịch vụ khách hàng

• Công nghệ

• Quốc phòng

• Ngành xây dựng

• …