Làm thế nào để triển khai ERP thành công? Ngày nay, doanh nghiệp ngày càng tập trung vào việc tích hợp công nghệ và phần mềm vào quản lý, thay vì dựa vào sổ sách truyền thống hay công cụ đơn giản như Excel hay Access. Các giải pháp từ CRM, quản lý bán và mua hàng, tài chính kế toán cho đến hệ thống ERP toàn diện đều được xem xét như là công cụ giúp quản lý hiệu quả hơn. Tuy nhiên, không phải lúc nào việc áp dụng ERP cũng mang lại kết quả như mong đợi, và không phải tất cả những lợi ích từ phần mềm đều đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ chỉ ra một số sai sót thường gặp khi đầu tư và triển khai phần mềm trong các doanh nghiệp.
1.Lựa chọn giải pháp, cách triển khai ERP và nhà cung cấp chưa phù hợp
Tâm lý sinh ngoại của người Việt không chỉ xuất hiện trong việc tiêu thụ hàng hóa, mà còn ảnh hưởng đến quyết định đầu tư vào hệ thống phần mềm. Rõ ràng, chất lượng cao và kinh nghiệm triển khai uy tín từ các nhà cung cấp quốc tế là lợi thế không thể phủ nhận. Tuy nhiên, nhà đầu tư cần cân nhắc kỹ về chi phí đầu tư ban đầu cũng như chi phí duy trì và nâng cấp phần mềm trong tương lai. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần phải thấu hiểu và sẵn lòng tuân theo các quy trình và quy định chặt chẽ của hệ thống. Điều này đặc biệt quan trọng khi mà một số phần mềm có thể không nhanh chóng cập nhật theo các thay đổi từ các cơ quan quản lý Việt Nam, như Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, Cơ quan thuế, hoặc Bộ Tài Chính.
Triển khai phần mềm trong doanh nghiệp là quá trình chiến lược, không chỉ là cài đặt công cụ công nghệ. Quá trình này liên quan đến tái cấu trúc quy trình, phát triển văn hóa tự động hóa và có thể thay đổi cách quản lý. Nó tạo nền tảng thống nhất cho quản lý, nâng cao minh bạch, trách nhiệm và thúc đẩy sự sáng tạo, cải tiến liên tục trong tổ chức.
Quan trọng không phải là việc chọn công nghệ mới nhất, mà là lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp với quy mô, loại hình doanh nghiệp và nhu cầu quản lý cụ thể. Cần xem xét khả năng xử lý dữ liệu lớn, bảo đảm tốc độ, bảo mật và tính linh hoạt khi cập nhật hệ thống. Lựa chọn công nghệ nên dựa trên sự phù hợp và đáp ứng chính xác nhu cầu của doanh nghiệp, nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu suất quản lý.
Khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm, hãy ưu tiên kinh nghiệm, năng lực triển khai và phản hồi từ khách hàng. Xem xét thời gian hoạt động, tôn chỉ kinh doanh và văn hóa doanh nghiệp của nhà cung cấp. Một nhà cung cấp lý tưởng sẽ tập trung vào nhân lực và tạo môi trường làm việc lành mạnh. Quá trình lựa chọn này không chỉ là tìm một đơn vị cung cấp dịch vụ, mà còn là tìm một đối tác đồng hành đáng tin cậy. Đừng chỉ chú trọng chi phí; hãy coi trọng sự tin cậy và quan hệ lâu dài.
2.Các vấn đề lưu ý để triển khai ERP thành công
Để một dự án triển khai ERP được thành công và hiệu quả, việc có một người đứng đầu dự án có vai trò quan trọng không thể phủ nhận. Người này chính là trụ cột, quyết định các chiến lược triển khai, đồng thời cân nhắc việc thay đổi quy trình khi cần thiết. Họ cũng đảm nhận vai trò điều phối nhân sự để cộng tác chặt chẽ với đơn vị triển khai phần mềm. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp gặp khó khăn do thiếu người đứng đầu dự án như vậy, dẫn đến việc không thể thống nhất được nội dung giữa các phòng ban, khó kiểm định tình hình tổng quan, và đặc biệt gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết định một cách kịp thời.
Chưa chuẩn bị và đánh giá đúng mức về thời gian và nguồn lực thực hiện. Doanh nghiệp cần xác định thời gian hoàn thành phù hợp dựa trên khối lượng công việc của từng phần hành. Quá trình xây dựng hệ thống ERP nên có lộ trình rõ ràng, giúp bố trí nhân sự hợp lý và chuẩn bị tài chính kịp thời. Để đạt được mục tiêu xây dựng một hệ thống ERP toàn diện, doanh nghiệp cần phải xem xét năng lực triển khai nội bộ của mình. Có thể xem xét việc chia triển khai thành nhiều giai đoạn, để tập trung vào các mục tiêu chính, đánh giá và điều chỉnh mỗi giai đoạn một cách phù hợp. Điều này không chỉ phụ thuộc vào năng lực nội bộ của doanh nghiệp, mà còn cần lựa chọn đối tác triển khai có năng lực và uy tín để cùng tiến xa.Doanh nghiệp cần đặt ra các chỉ tiêu đánh giá cụ thể cho việc xây dựng và triển khai hệ thống, giúp việc đánh giá hiệu quả trở nên rõ ràng và dễ dàng hơn. Nên tránh tâm lý quá tham vọng trong việc xây dựng phần mềm, nhớ rằng nó chỉ là công cụ hỗ trợ người dùng cuối và cung cấp thông tin cho quản lý. Hơn nữa, việc đánh giá hiệu quả của phần mềm là một quá trình lâu dài, không thể thấy rõ chỉ qua một thời gian ngắn hoặc chỉ qua các báo cáo kinh doanh.
Yếu tố cuối cùng tôi muốn nhắc đến, đó chính là sự phối hợp, dung hòa giữa 03 đối tượng: nhà quản trị, người dùng cuối và đơn vị triển khai. Cần phân tích chi tiết nhu cầu của nhà quản trị, đảm bảo thông tin nhập liệu trên hệ thống là chính xác và tiện lợi. Đơn vị triển khai cần tối ưu hóa quá trình nhập liệu để giảm thiểu thiếu sót, đồng thời đảm bảo tốc độ nhanh và truy xuất dễ dàng. Sự linh hoạt và tiện ích cho người dùng cuối là yếu tố quan trọng khi ban quản trị lựa chọn giải pháp. Thành công của dự án nằm ở sự phối hợp và cân bằng lợi ích giữa đôi bên, cùng với niềm tin và tâm huyết từ cả đơn vị đầu tư hệ thống lẫn đơn vị triển khai phần mềm.