Triển khai dự án ERP là một quá trình đầy thách thức, tiêu thụ nhiều nguồn lực, thời gian và vốn đầu tư. Trước khi bước chân vào dự án như vậy, bạn cần hiểu rõ lý do "tại sao" bạn muốn thực hiện nó. Mọi thứ đều xoay quanh những lợi ích và giá trị mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp của bạn.
Chúng tôi đã chứng kiến không ít "dự án gặp trở ngại", phần lớn nguyên nhân xuất phát từ việc không rõ "lý do chân chính mình muốn tham gia dự án này". Bạn mong muốn gì từ dự án? Kết quả bạn hy vọng nhận được là gì? Dưới đây, chúng tôi sẽ một số ví dụ phổ biến về lý do tại sao các công ty triển khai ERP:
- Chúng tôi phải thay thế các hệ thống CNTT kế thừa của mình
- Chúng ta phải đi cùng với sự phát triển công nghệ mới nhất
- v.v…
Thật không may, dựa vào những lý do chung chung khi triển khai hệ thống ERP có thể làm tăng nguy cơ một dự án không thành công hoặc gặp nhiều khó khăn. Những lý do này thiếu sự cụ thể và minh bạch. Quan trọng hơn, chúng không tạo ra một bản đồ định hướng giúp bạn đưa ra quyết định trong suốt quá trình thực hiện dự án. Ngoài ra, những lý do mơ hồ này không đủ sức thuyết phục và động viên tất cả các bên liên quan tham gia vào quá trình phức tạp và kéo dài.
Lợi ích việc triển khai ERP
Do đặc tính phức tạp của các mô-đun chức năng cũng như sự kết nối giữa chúng, nhiều công ty thường đối mặt với khó khăn khi thực hiện nếu không được chuẩn bị kỹ lưỡng. Tuy nhiên, nếu việc triển khai hệ thống ERP được thực hiện một cách thành công, nó sẽ mang lại hàng loạt lợi ích cho cả doanh nghiệp nói chung và từng bộ phận riêng biệt bên trong.
1. Mở rộng quy mô tổ chức của bạn một cách hiệu quả
Mở rộng tổ chức là một hành trình đầy thách thức nhưng cũng rất hấp dẫn. Nhiều doanh nghiệp thường cảm thấy mình đạt tới giới hạn, gặp khó khăn trong việc thâm nhập thêm vào thị trường. Để vượt qua bức tường này, nhiều tổ chức tìm đến những giải pháp tối ưu hóa quản lý và vận hành. Hệ thống ERP không chỉ giúp tối ưu hóa và chuẩn hóa các quy trình kinh doanh, mà còn là chìa khóa để doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô một cách linh hoạt. Cho những doanh nghiệp luôn hướng tới sự hoàn hảo trong mỗi hoạt động, việc chuyển đổi từ các quy trình làm việc thủ công sang tự động hóa sẽ mở ra cơ hội tăng trưởng vượt trội.
Đơn giản và hiệu quả: Thay vì áp dụng nhiều quy trình mới và phức tạp, ta nên giới hạn và chỉ chọn lựa những quy trình thực sự cần thiết cho doanh nghiệp. Việc triển khai ERP không chỉ là việc thêm vào những công cụ mới, mà còn là cơ hội lớn để tối giản và làm cho kinh doanh trở nên minh bạch hơn.
Chuyển đổi kinh doanh: Trước hết, hãy tự hỏi liệu doanh nghiệp của bạn có sẵn lòng đối mặt với biến đổi chưa? Khi mục tiêu là mở rộng tổ chức, bạn cần phải cân nhắc việc phân chia rõ ràng trách nhiệm và chức năng cho từng bộ phận, tránh tình trạng một người đảm nhận quá nhiều vai trò. Việc triển khai ERP sẽ hiệu quả hơn khi mỗi quy trình được thực thi bởi một số người giới hạn. Điều này giúp tăng cường tính minh bạch và ngăn chặn rủi ro gian lận trong hoạt động kinh doanh.
2. Tăng tốc độ, nâng cao năng suất làm việc
Với hệ thống ERP, các thông tin và dữ liệu cần thiết có thể có thể được truy cập một cách nhanh chóng và dễ dàng từ mọi bộ phận trong doanh nghiệp. Thông qua việc tự động hóa quy trình quản lý, ERP giúp tăng tốc độ thị trường và giảm thời gian phản hồi cho các yêu cầu từ khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với thị trường cạnh tranh và tạo ra lợi thế trong việc tiếp cận khách hàng.
3. Cải thiện sự tương tác giữa khách hàng và nhà cung cấp
Giao tiếp và hợp tác đối tác kinh doanh đang trở thành ưu tiên số một trong môi trường kinh doanh ngày nay, và mỗi chương đều yêu cầu sự tương tác giữa khách hàng và nhà cung cấp . Hệ thống ERP chính là công cụ giúp tối ưu hóa mối quan hệ này. Nhờ vào hệ thống, doanh nghiệp có thể tự động hóa và tập trung dữ liệu, giúp cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác cho khách hàng. Đồng thời, nhà cung cấp không còn lạc hậu trong việc theo dõi yêu cầu của khách hàng, và mỗi bên đều thấy mình là một phần quan trọng của câu chuyện.
Một môi trường kinh doanh trong đó dữ liệu được truy cập và chia sẻ một cách minh bạch giữa khách hàng và nhà cung cấp chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả và sự hài lòng cao hơn.
4. Ra quyết định tốt hơn bằng cách củng cố thông tin
Ra quyết định chính xác trở thành bộ lọc phân biệt giữa thịnh vượng và sụp đổ. Để chạm đến đỉnh cao, quả quyết và minh bạch trong mỗi quyết định là điều không thể thiếu.
Một giải pháp ERP có thể giúp bạn tập trung dữ liệu từ nhiều nguồn, giảm thiểu lỗi và tránh việc lặp lại thông tin trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, việc này cần sự quản trị chặt chẽ và bố trí cơ cấu tổ chức một cách khoa học, điều mà nhiều tổ chức thường không nhận biết.
Bạn thực sự cần biết tại sao bạn thực hiện triển khai ERP
Có hai lý do chính tại sao điều quan trọng là phải biết “mục tiêu bạn muốn đạt được và giá trị của nó”
- Điều này cung cấp một bản đồ hướng dẫn cho việc đưa ra quyết định một cách mục tiêu và cơ địa.
- Nó giúp xây dựng một thông điệp mạnh mẽ, khích lệ và định hướng cho tất cả mọi người trong hành trình đầy thách thức sắp tới.