Chắc chắn rằng sự thông thái và hiểu biết sẽ quyết định việc bạn có chọn đúng hay sai khi đưa ra quyết định triển khai hệ thống ERP. Điều này đặc biệt quan trọng khi nắm bắt rằng ERP không phải là một khoản đầu tư nhỏ và đã được nhiều doanh nghiệp khác ứng dụng thành công. Không có đủ kiến thức và kỹ năng, người dùng có nguy cơ không chỉ lãng phí hệ thống này mà còn đẩy toàn bộ dự án triển khai vào nguy cơ thất bại.
Bước tiên phong trong việc lựa chọn hệ thống ERP là cực kỳ quan trọng, vì nó sẽ là cơ hội để doanh nghiệp của bạn phân tích kỹ lưỡng và được tư vấn chi tiết về nhu cầu cụ thể và khả năng của hệ thống. Trước khi chính thức khởi động dự án ERP, doanh nghiệp cũng nên đảm bảo rằng họ đã chuẩn bị một đội ngũ chuyên nghiệp, có đủ kiến thức và hiểu biết về sản phẩm, để làm việc cận kề với nhà cung cấp. Đồng thời, các yếu tố cơ sở vật chất và quy trình hoạt động cũng cần được điều chỉnh để đáp ứng các yêu cầu của dự án.
Nếu bạn mong đợi việc triển khai ERP cho doanh nghiệp được tiến hành một cách suôn sẻ và hiệu quả, thì việc tuân thủ ít nhất 5 nguyên tắc dưới đây là không thể thiếu.
1. Đảm bảo đội ngũ tham gia triển khai
Không chỉ đội ngũ IT, mà toàn bộ các bên liên quan trong doanh nghiệp cũng cần tham gia chủ động trong các giai đoạn từ đánh giá đến lập kế hoạch. Việc này bao gồm việc xác định nhiều tiêu chí quan trọng như chi phí đầu tư ban đầu, chi phí bảo trì hàng năm, năng lực triển khai của nhà cung cấp, tính linh hoạt của sản phẩm, và thời gian cần để hoàn thành dự án. Qua đó, quản lý dự án có thể có cái nhìn toàn diện về các lợi ích và chi phí tiềm tàng khi bắt tay vào triển khai.
Được hơn nữa, mỗi phòng ban hay nhóm công việc cụ thể sẽ cung cấp những phản hồi và yêu cầu chi tiết về nhu cầu công việc của họ. Điều này không chỉ giúp tạo ra một bản đặc tả kỹ thuật chính xác và đầy đủ cho hệ thống, mà còn cung cấp một cơ hội cho doanh nghiệp tự đánh giá và nhận diện rõ ràng về nhu cầu và khuyết điểm cần được cải thiện.
2. Không nên rút ngắn quá trình đánh giá các nhà cung cấp giải pháp ERP
Nhiều doanh nghiệp mắc lỗi khi cố gắng tăng tốc quá trình triển khai hệ thống ERP mà không tận dụng thời gian để xác định rõ ràng nhu cầu quản lý và kinh doanh của mình. Họ cũng thường thiếu việc so sánh và đánh giá các nhà cung cấp giải pháp khác nhau, cũng như thiếu một kế hoạch chi tiết để đảm bảo dự án được thực hiện thành công. Doanh nghiệp nên phân bổ ít nhất 3-4 tháng để tiến hành quá trình này, bao gồm việc xem xét ưu và nhược điểm của các nhà cung cấp tiềm năng. Đối với các doanh nghiệp lớn, có hàng ngàn nhân viên hoặc có quy mô sản xuất và doanh số lớn, việc dành thêm thời gian cho các bước này là càng quan trọng.
3. Thành lập ban chỉ đạo dự án
Đội ngũ quản lý dự án cần phải có một người đứng đầu chuyên nghiệp, người không chỉ am hiểu về ERP mà còn thấu hiểu cả vận hành và hoạt động của doanh nghiệp, cũng như quy trình làm việc của các phòng ban. Khi cần, đội ngũ này phải sẵn lòng dành thời gian đề xem xét và giải quyết các vấn đề phát sinh và chi tiết trong suốt quá trình triển khai, chứ không chỉ tập trung vào quản lý ở cấp độ cao.
Thêm vào đó, đội ngũ quản lý dự án phải được trao đủ quyền hạn để đưa ra các quyết định có thể ảnh hưởng đến các bộ phận có liên quan, từ đó đẩy nhanh tiến trình thực hiện dự án. Hơn nữa, đội ngũ này cần phải thiết lập và theo dõi các chỉ số hiệu quả không chỉ trong suốt quá trình triển khai, mà còn khi hệ thống đã được đưa vào hoạt động.
4. Lập kế hoạch ngân sách một cách thực tế
Doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc ước lượng chi phí chi tiết cho đến khi họ có một kế hoạch triển khai cụ thể. Tuy nhiên, việc dự đoán trước chi phí một cách tùy tiện trước khi có kế hoạch là nguyên nhân quan trọng khiến ngân sách cho dự án ERP thường xuyên bị đội lên. Mặc dù việc dự toán ngân sách từ trước có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí tốt hơn, nhưng điều này đòi hỏi việc tham khảo thông tin từ nhiều nguồn đáng tin cậy và đặt ra các dự trù phù hợp với tình hình thực tế, để tránh sự chênh lệch đáng kể giữa dự kiến và thực tế. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần phải xem xét đến các chi phí không hiển nhiên và chi phí cơ hội để có cái nhìn toàn diện về "tổng chi phí" mà mình phải chịu.
5. Xác định thời điểm triển khai hợp lý
Nhiều doanh nghiệp thường quyết định thời điểm triển khai ERP dựa trên trực giác, điều này có thể tạo nên các rủi ro không nhỏ. Thậm chí khi có đủ nguồn lực tài chính, các doanh nghiệp đang sử dụng các quy trình làm việc thủ công chưa chắc đã sẵn sàng để áp dụng hệ thống ERP ngay tức thì. Việc này đòi hỏi một khoảng thời gian để tái cấu trúc các quy trình kinh doanh và tối ưu hóa các hệ thống công nghệ hiện hữu. Việc xác định đúng thời điểm để triển khai - khi doanh nghiệp đã chuẩn bị đầy đủ về nguồn lực tài chính, nhân lực và có quy trình kinh doanh minh bạch - sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dự án ERP được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả.
6. Dự phòng và khắc phục sự cố
Dự phòng và khắc phục sự cố là một phần không thể thiếu trong việc quản lý và kiểm soát hệ thống ERP. Một kế hoạch cẩn thận cần được thiết lập để đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể tiếp tục hoạt động một cách bình thường ngay cả khi gặp phải sự cố hệ thống hay mất mát dữ liệu. Điều này không chỉ bao gồm việc sao lưu dữ liệu định kỳ, mà còn cần có các biện pháp phục hồi dữ liệu và tái khởi động hệ thống nhanh chóng.
Đặc biệt, doanh nghiệp cần phải xác định trước các loại rủi ro và sự cố tiềm năng, từ đó phát triển các kịch bản khắc phục và phản ứng phù hợp. Đội ngũ IT cũng cần phải được đào tạo và chuẩn bị sẵn sàng để có thể phản ứng nhanh chóng trong trường hợp xảy ra sự cố. Các kế hoạch này cần được kiểm tra và cập nhật định kỳ để phản ánh các thay đổi trong hệ thống và môi trường kinh doanh.
Qua đó, không chỉ đảm bảo tính ổn định và an toàn cho hệ thống ERP, doanh nghiệp còn có thể nâng cao khả năng phục hồi và tiếp tục hoạt động, giảm thiểu thiệt hại đối với hoạt động kinh doanh và uy tín của mình.