Trong thực tế, khi một dự án ERP không đạt được kết quả mong đợi, người ta thường nhanh chóng quy trách nhiệm cho các khía cạnh kỹ thuật. Tuy nhiên, đôi khi nguyên nhân thực sự có thể xuất phát từ việc doanh nghiệp không tập trung đủ nguồn lực vào việc quản lý và định hình các biến đổi trong văn hóa tổ chức.
Thay đổi làm việc từ thói quen sang làm việc theo quy trình
Khi doanh nghiệp có môi trường làm việc nhanh chóng và năng động, việc triển khai hệ thống ERP trở nên dễ dàng hơn. Đặc biệt, sự sẵn lòng của ban lãnh đạo trong việc chấp nhận và thúc đẩy sự thay đổi tạo nền tảng cho việc ERP được áp dụng hiệu quả.
Văn hóa doanh nghiệp được tái định rõ ràng thông qua quy trình và tiêu chuẩn mà ERP đặt ra. Sự tuân thủ — hoặc không tuân thủ — đều có ảnh hưởng quyết định đến thành công hoặc thất bại của dự án ERP.
Áp dụng ERP là một bước chuyển mình quan trọng không chỉ trong việc hiệu quả hóa quy trình kinh doanh, mà còn trong việc làm mới văn hóa tổ chức. Điều này đòi hỏi sự quản lý tập trung và nhìn nhận đồng lòng về mục tiêu chung từ toàn bộ nhân viên.
ERP không chỉ là một công cụ quản lý; nó còn là một phản ánh của cách thức doanh nghiệp hoạt động và quy định sự tương tác giữa các bộ phận. Không giống như việc sử dụng các ứng dụng văn phòng thông thường, mọi tương tác với hệ thống ERP đều có tầm ảnh hưởng rộng lớn đến quy trình và dữ liệu tổng cộng. Do đó, nhân viên phải thấu hiểu sâu sắc về mục tiêu và ý nghĩa của việc này, và chuyển đổi ý thức đó thành hành động cụ thể trong công việc của mình.
Nếu nhân viên không điều chỉnh thái độ và hành vi của mình để phù hợp với quy trình mới mà ERP đưa ra, rất có khả năng dự án sẽ không đạt được mục tiêu đề ra. Điều này tạo ra một sức ép đối với mỗi thành viên trong tổ chức: hãy thích ứng hoặc đối mặt với nguy cơ bị loại bỏ.
Đào tạo nâng cao nhận thức trong doanh nghiệp
Nâng cao năng lực và kiến thức về phần mềm ERP là yếu tố quan trọng, không thể thiếu trong quá trình triển khai ERP tại bất kỳ doanh nghiệp nào. Khả năng chuyển đổi từ một quy trình làm việc truyền thống sang mô hình quản lý tích hợp ERP không chỉ đòi hỏi thời gian, mà còn phụ thuộc nặng nề vào văn hóa tổ chức hiện hữu.
Để thực hiện thành công trong quá trình này, doanh nghiệp cần phải tạo ra một tâm thế chung trong toàn thể nhân viên, từ lãnh đạo đến nhân viên cơ sở bằng cách rõ ràng định nghĩa vai trò và trách nhiệm của từng phòng ban trong việc đón nhận và áp dụng quy trình mới. Việc này không chỉ dừng lại ở việc đào tạo kỹ thuật; mà còn cần đưa ra các hướng dẫn chi tiết về những thay đổi cụ thể trong nhiệm vụ, mục tiêu kinh doanh và lợi ích toàn diện từ việc chuyển đổi sang ERP.
Bằng việc chủ động truyền đạt các thông tin này một cách kịp thời và chính xác, doanh nghiệp có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuẩn bị tâm lý, giúp đảm bảo rằng việc triển khai ERP sẽ được thực hiện một cách hiệu quả và thành công.